+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Документооборот на одного сотрудника

Документооборот на одного сотрудника

Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Автоматизировать кадровый учет можно уже сейчас: используйте возможности программы Контур. Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать. Сделать кадровый учет простым и эффективным.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас.

Кадровый документооборот: что ждет участников эксперимента

Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты. Как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы.

Но ведение документооборота — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия. Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел.

Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер — код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код номер , место в архиве, срок хранения.

Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания. Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании.

Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:. Входящие — поступающие в организацию извне — всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие — отправленные из организации — всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам ответы, письма, решения. Внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия приказы, распоряжения, регламенты, положения и др. Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения. В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков.

Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики. Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа. Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Скачать бланк графика документооборота организации. После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг.

В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому. Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут — например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, так как наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, так как подписи руководства в этом случае вполне достаточно. Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ.

На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря. ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения. Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать. Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании.

Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс. Основы делопроизводства и документооборота для новичков.

Татьяна Догадаева. Судебная практика в связи с коронавирусом. Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Консультация эксперта системы КонсультантПлюс Как организовать делопроизводство и документооборот в организации.

Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период — на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений.

Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы. Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Автор: Татьяна Догадаева Обсудить в чате Telegram. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk. Связанные статьи. Требования к оформлению документации ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения.

Как отозвать электронную подпись Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. Кадровая служба в организации Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании.

Образцы документов. Как правильно подписывать документы. Как оформить сопроводительное письмо к договору. Какие отчеты сдавать в центр занятости. Как пользоваться фильтрами в таблицах excel. Как использовать сводные таблицы Excel в КДП.

Club TK. Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы. Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас. Ответ гарантируем! Я работодатель Я работник Карантин и коронавирус Оформление документов Охрана труда Проверки и отчетность Персональные данные Иностранные работники Прием на работу Отпуск Рабочее время Дисциплина труда Расчеты с персоналом Больничные Аттестация и переподготовка Увольнение Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусом Образцы основных документов в связи с коронавирусом Нерабочие дни в связи с коронавирусом.

Образцы заполнения кадровых документов Формы первичных учетных документов Сведения о трудовой деятельности электронная трудовая книжка Ведение трудовых книжек в бумажном виде. Специальная оценка условий труда Несчастный случай на производстве Обязательные медосмотры профосмотры Инструктажи по охране труда.

Обязательные документы при проверках Календарь кадровика. Хранение и использование персональных данных Меры по защите персональных данных работников Ответственность за нарушения законодательства о персональных данных. Привлечение иностранцев Оформление иностранцев.

Оформление приема на работу Трудовой договор. График отпусков Замена отпуска денежной компенсацией Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска Отпуск по беременности и родам Отпуск по уходу за ребенком Льготный дополнительный отпуск. График работы Привлечение, оформление и оплата Учет рабочего времени Выходные и праздничные дни. Правила внутреннего трудового распорядка ПВТР Дисциплинарные взыскания Порядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины. Заработная плата Районные коэффициенты и надбавки Материальная ответственность работника.

Оплата больничного листа не пилотный проект Оплата больничного листа пилотный проект Заполнение больничного листа работодателем Работа с электронными больничными Пособие по беременности и родам.

Порядок проведения аттестации Ограничения на увольнение из-за непрохождения аттестации Расходы на подготовку и переподготовку кадров. Основания для увольнения Процедура увольнения по сокращению. Перейти в telegram-чат. Карантин и коронавирус Прием на работу Отпуск Больничные Льготы и компенсации Иностранные работники Увольнение Трудовые споры Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Перевод на удаленную дистанционную работу Нерабочие дни в связи с коронавирусом Временные правила по оформлению и оплате больничных листов.

Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:.

Если организация только начинает свою деятельность т. Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:. Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов.

Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам. Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя. Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел.

Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:. При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными — решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства. Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях.

Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список.

Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ. Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила :.

Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами потоками.

При разделении документов всех, а не только поступивших на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках на бумажных носителях или в электронном виде. Какие именно формы следует использовать — не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму. Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал.

Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям не только по порядку номеров и виду документов — дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др. Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы.

Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию. Наиболее современный подход — регистрация документов в системе электронного документооборота СЭД.

Для этого в СЭД создается регистрационная карточка РК документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме. Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант — использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе группе документов по заданному параметру например, номеру, автору, содержанию и т.

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа.

В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге. Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций.

В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке , из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:. Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:. После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю.

При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов. В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей.

Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:. Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений.

Задача службы делопроизводства — контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль — все или ограниченное число например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т.

Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ.

Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов. В случае электронной регистрации но без применения СЭД возможности будут находиться где-то посередине.

Итак, задача делопроизводственной службы — ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах эту информацию можно также готовить в виде докладной записки.

Ответственность за составление и оформление исходящих отправляемых документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:. Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления.

При этом следует проверить:. Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах — секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.

Наиболее распространенный пример разделения:. На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует Пример 2. Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде хотя бы в Word или Excel.

Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности срок хранения — постоянно , приказов по личному составу срок хранения — 75 лет. Когда работа над документом завершена т.

Номенклатура дел Пример 3 представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел — сформулировать заголовки дел они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов.

На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов :. Дополнительно можно использовать ведомственные перечни если они составлены для вашей сферы деятельности. Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:.

Шпаргалка по кадровому документообороту для самых осторожных

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации примеры ниже — основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов. Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям? Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора. В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки , акты.

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации ответы на входящие письма, отчеты. Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах. Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно. Перевод бумажных документов в электронный вид — не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:. При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:.

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится. Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание выговор.

При повторном нарушении — финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат квартальных, годовых. Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот — полный цикл движения документов с момента их выписки получения и до момента завершения исполнения отправления. Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Электронный документооборот — штука необходимая, полезная. Но слишком заформализованная. Поэтому решение текущих вопросов производится с помощью электронной почты. Так удобнее. Стас, к сожалению, не все производственные вопросы можно решить с помощью электронной почты. Поделитесь, как у Вас происходит оформление первичных учетных документов ПУД? Их тоже составляете и отправляете на еmail?

Как известно, вышеупомянутые ПУД являются основанием для того, чтобы произведенные хозоперации отражались в учете. И среди обязательных требований к содержанию таких документов в Законе о бухучете п. А если этим пренебречь, документ могут признать не имеющим силы. Подчеркну, что речь о тех документах, которые служат основой для учета. Деловая переписка и внутренние служебные записки в этот перечень не входят. Ваш e-mail не будет опубликован.

Мы работаем круглосуточно! Документы внутри организации. Пакет документов. Способы упрощения документопотока. Электронный документооборот. Заметили ошибку? Читайте также: Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить Как правильно заверить копии документов в… Жалоба на начальника вышестоящему руководству -… Эффективные методы продажи по телефону — обзор… Положения в ООО: какие должны быть разработаны… Как обойти секретаря при холодных звонках, для чего….

Обсуждение: 2 комментария Стас :. Катерина Сорокина :. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован. Новые статьи Торговый инвентарь — это важная составляющая торговой деятельности Обучение кадровому делопроизводству — цели и задачи курсов Образец краткого протокола — правила составления и оформления Вариационная маржа — это прибыль или убыток на счету трейдера Что включают в себя переменные расходы — классификация и правила расчета.

Комментарии Анна А мне кажется, что наоборот, Задать вопрос эксперту. В ближайшее время мы опубликуем информацию. Сообщить об опечатке Текст, который будет отправлен нашим редакторам:. Ваш комментарий необязательно :. Отправить Отмена.

Документооборот — важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Если вы владеете бизнесом или ваша работа связана с получением и обработкой документов, то разбираться в базовых правилах делопроизводства просто необходимо.

О том, что представляет собой документооборот, как отладить процессы движения документов в компании, рассказываем ниже. Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив. Это сложный многоэтапный процесс, часть обязанностей по которому перекладывается на плечи секретаря или офис-менеджера. Знать, как правильно оформить и зарегистрировать документ, кому и когда отправлять, — все это должен знать секретарь.

Потому к вопросам делопроизводства нужно подходить серьезно. В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления бумаг. С момента его введения многое в документообороте изменилось: появились электронные документы и подписи, новые реквизиты и пр.

Это привело к необходимости создания нового государственного стандарта. В новом ГОСТ закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов. Хоть ГОСТ и необязателен для соблюдения, в то же время он является ориентиром. Нормы и правила ведения и оформления документов в компании могут регулироваться как федеральными, так и локальными актами, устанавливаемыми самой компанией.

Каждый документ в компании должен проходить эти стадии. Если на одной из них случаются задержки, это приводит к сбою всей работы. В зависимости от сферы деятельности компании, выделяются несколько видов документооборота.

Как правило, в большинстве организаций присутствуют они все. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений.

Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации.

Можно выделить несколько типов делопроизводства:. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией приказы, распоряжения, соглашения и пр. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.

Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение. Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации. Итак, базовые правила, которых стоит придерживаться, чтобы наладить эффективный документооборот в компании:.

Определить способ организации делопроизводства — бумажный, электронный или смешанный. Полностью перейти на ЭДО электронный документооборот не получится, пока что некоторые документы должны оставаться в бумажном виде. Бумажный вариант документооборота неудобен тем, что со временем накапливается очень много бумаг, кроме того, некоторые могут легко затеряться в бумажном массиве.

Смешанный — наиболее адекватный способ организации бумаг, позволяет систематизировать и упростить создание документов, их поиск и хранение. Определите форму организации. Форма может быть централизованной, при которой все документы находятся в одном отделе, чаще всего это секретариат или канцелярия, децентрализованная форма — бумаги находятся в разных отделах и подразделениях компании, встречается в крупных организациях.

Выработайте собственные регламенты или придерживайтесь ГОСТ по созданию, оформлению, срокам обработки документов. Делопроизводство в компании должен работать как часы. Отлаженный до мельчайших деталей документооборот позволит оптимизировать работу не только секретарей, но и всех сотрудников, увеличит скорость прохождения документа по этапам, что непременно приводит к успешному развитию организации.

Записки хорошего секретаря subscribers.

Второй эксперимент Минтруда по кадровому электронному документообороту уже стартовал.

Часть документов потеряна, некоторые бумаги составлены некорректно, другие изменены задним числом. На одном из крупных предприятий Твери эти проблемы успешно решают под чутким руководством главного бухгалтера. Без малого девять лет назад наша компания открыла свой первый магазин. Мы арендовали помещение в центре Твери и стали продавать электротехнические товары. Работу с покупателями организовали по принципу show-room: клиент изучал товар, размещенный на стендах, и с помощью менеджера делал выбор.

Затем покупатель получал накладную, оплачивал ее и забирал продукцию со склада. С первых дней существования магазина стали возникать проблемы, связанные с оформлением документов. Кроме того, по прошествии времени клиенты часто обращались к нам с просьбой изменить в накладной и счете-фактуре наименование контрагента. Мы шли навстречу, хотя подобная корректировка требовала дополнительных усилий со стороны менеджеров. Им нужно было выяснить, оплачена ли поставка и куда поступили деньги - в кассу или на расчетный счет.

В зависимости от результата требовалось исправить данные либо в кассовой книге, либо в банковских документах. Другая распространенная ситуация - через несколько дней после поставки клиент выражал желание разбить накладную на две, не меняя общей суммы.

Чаще всего подобные просьбы поступали от бюджетных учреждений, которые приобретали материалы, финансируемые из разных бюджетов. Столкнувшись со сложностями, менеджеры, как правило, обращались за помощью к бухгалтерам, благо торговый зал и бухгалтерия в то время находились в соседних помещениях.

Представители финансовой службы помогали каждому продавцу: инструктировали, контролировали, вместе с ними отвечали на просьбы клиентов. Очень скоро компания начала стремительно развиваться.

Руководство приняло решение об открытии нового подразделения, занимающегося электромонтажными работами. Затем создали и другие отделы, которые специализировались на монтаже вентиляционного оборудования, кондиционеров, телефонии и проведении сантехнических работ. Возросло количество магазинов. Так что бухгалтерам становилось все труднее участвовать в торговом процессе.

И полностью переложить соответствующие обязанности на другие отделы, оставив за бухгалтерией лишь контроль. Для достижения цели разработали четкий алгоритм действий всех менеджеров, порядок составления и сдачи документов и внедрили систему контроля за соблюдением правил. Прежде всего следовало утвердить порядок, который обеспечил бы наличие всех первичных документов.

Дело в том, что зачастую из-за отсутствия бумаг, оформленных должным образом, организация лишалась возможности взыскать дебиторскую задолженность через суд. К тому же налоговики, недосчитавшись подтверждающих документов, могли оштрафовать фирму на приличную сумму. Подразумевалось, что покупатель должен поставить печать и подпись, после чего вернуть наш экземпляр. Но на практике бумаги нередко поступали с большим опозданием или вообще не поступали. Чтобы исправить ситуацию, предприятие стало вести реестр отсутствующих накладных, актов и доверенностей на получение товара.

Сбор и группировку данных поручили оператору. В специальном файле он собирает данные по каждому клиенту, и менеджеры могут оперативно отслеживать, какие документы еще не сданы. Ведь это обязательное условие для начисления премии. Кроме того, мы учли один нюанс, который касается актов приемки выполненных работ, составленных по форме КС-2 и справок КС Их оформляет сметчик, а затем передает непосредственно специалисту по монтажу.

Тот направляет их заказчику для проверки и утверждения и лишь спустя время, иногда весьма продолжительное, относит в бухгалтерию. В итоге получается, что акты, подписанные в одном месяце, попадают к бухгалтеру в другом. Такое положение дел приводит к необходимости постоянно сдавать уточненные налоговые расчеты и декларации. Поэтому сметчикам вменили в обязанность вести список оформленных актов с указанием контрагента, даты и суммы.

До второго числа следующего месяца данный реестр сдается главбуху, который проверяет, все ли документы подписаны заказчиком. Это позволяет своевременно отражать выручку и начислять налоги. До внедрения единой системы документооборота предприятие периодически попадало в сложные ситуации. Так, некоторые продавцы, не зная норм закона, отпускали товар без доверенности.

Они полагали, будто достаточно наличия подписи и ее расшифровки в накладной ТОРГ Затем при попытке взыскать стоимость товара с фирмы-покупателя нередко выяснялось, что человек, подписавший накладную, на момент отгрузки уже уволился. А продукцию, которую мы ему поставили, забрал себе домой. Естественно, компания, чьи реквизиты были указаны в документах, отказывалась погашать долг. В результате мы несли убытки. Избежать подобных казусов можно только с помощью четко прописанной инструкции, как правильно оформлять документы при реализации.

Мы разработали данный документ для менеджеров торговли. Согласно инструкции, отпуск товарно-материальных ценностей в кредит возможен строго по предъявлении доверенности или печати организации-контрагента. Отдельные пункты инструкции посвящены счету-фактуре. Его необходимо выдавать покупателю в момент приобретения товара.

В случае, когда фактическая отгрузка не состоялась, выставлять счет-фактуру запрещено. Если контрагент числится в базе как частное лицо, то счет-фактуру не выписывают.

Вместо этого кассир по просьбе клиента оформляет товарный чек. Представителям юридических лиц, не имеющим с собой печати или доверенности и оплатившим продукцию, следует предоставить накладную, а также товарный и кассовый чеки. В инструкции предусмотрено и наказание. В случае нарушения вышеуказанного порядка менеджер выплачивает фирме штраф в размере 10 процентов от суммы поставки, но не менее 15 рублей.

Это соответствует размеру налоговой санкции, указанной в пункте 3 статьи НК РФ. Административное наказание, предусмотренное статьей 2. Аналогичную инструкцию мы составили для менеджеров проектов, которые курируют выполнение работ и оказание услуг, заказ субподряда и закупку материалов. Фрагмент документа мы привели на этой странице. Инструкция по организации документооборота для менеджеров проектов 1. Менеджер, ответственный за работу с субподрядчиками по объектам, обязан предоставить в бухгалтерию в течение трех дней по завершении сделки и до сдачи данных работ заказчику акт выполненных работ и справку по форме КС-2 и КС-3, счет-фактуру.

При заключении договора субподряда менеджер должен потребовать от поставщика и предоставить в бухгалтерию копию лицензии подрядчика. После утверждения актов выполненных работ подрядчика менеджером проекта они должны быть подписаны директором. Полный комплект документов должен быть передан бухгалтеру по производству. Менеджер при работе с поставщиками должен предусмотреть финансовую ответственность контрагентов по возмещению убытков в случае отказа в признании расходов в налоговом учете и отказа в налоговых вычетах по НДС из-за некорректного составления первичных и фискальных документов.

При заключении договора с контрагентами надо предусмотреть обязанность поставщика предоставить копию свидетельства о государственной регистрации и о постановке на налоговый учет. При заключении договоров проверить перечень должностных лиц, имеющих право подписи договорных первичных и фискальных документов. Если представитель контрагента подписывает документы по доверенности, необходимо предоставить главному бухгалтеру копию доверенности.

При приобретении материалов за наличный расчет необходимо в течение трех дней после совершения покупки сдать товарный и кассовый чеки бухгалтеру по производству.

Данная сумма будет вычтена из заработной платы сотрудника, если в течение трех дней товарный чек не будет заменен поставщиком. После приемки выполненных услуг бухгалтеру должны быть сданы акт выполненных работ с нашей печатью, подписью лица, принявшего работу с расшифровкой , и счет-фактура. Компания предоставляет клиенту рассрочку платежа только при наличии определенных бумаг.

Менеджер собирает их и предоставляет директору, а тот принимает окончательное решение об условиях оплаты. Утвержденный перечень необходимых документов приведен справа. Программисты разработали специальный отчет о состоянии дебиторской задолженности. Он делит долги на пять категорий: менее 15 дней, от 15 до 30 дней, от 30 до 45 дней, от 45 до 90 дней и более 90 дней.

В должностной инструкции менеджера прописано, какие действия надо предпринять для каждой из групп. Так, если отчет показал, что отгрузка попала в третью категорию от 30 до 45 дней , следует созвониться с клиентом и напомнить об оплате. О суммах, отнесенных к четвертой группе от 45 до 90 дней , необходимо известить покупателя в письменной форме. И предупредить, что деньги должны поступить в течение недели, иначе наша фирма обратится в суд. По истечении семи дней менеджер передает все материалы по отгрузке в юридический отдел для составления иска.

Таким образом, по долгам, возникшим 90 дней назад и ранее, судебный механизм уже запущен если, конечно, специалисты действовали строго по инструкции. В случае, когда менеджер не принял мер для взыскания недоимки в судебном порядке и срок исковой давности истек, всю сумму безнадежной задолженности вычитают из зарплаты.

Перечень документов, необходимых для представления в адрес компании для заключения договора поставки на условиях отсрочки платежа. Копия устава предприятия по факсу: первый лист и лист с прописанными полномочиями директора. Еще одна трудность, с которой пришлось столкнуться, - это несанкционированное изменение документов задним числом. Иногда по просьбе клиента менеджеры корректировали уже созданные и отраженные в бухучете документы, проставляя в них другого контрагента, иную дату и пр.

Это иногда приводило к несовпадению данных в первичных документах и данных бухгалтерской базы. Устранение путаницы отнимало много сил и времени как у бухгалтеров, так и у менеджеров.

Для решения проблемы программисту поручили написать программу по обработке данных, позволяющую закрывать для редактирования все вчерашние документы. Клиентам, желающим внести изменения, мы предлагаем иные пути. Например, сотрудник фирмы-покупателя привез документы с опозданием.

Из-за этого клиент оприходовал товар не в том периоде, когда составлена накладная, а в следующем. На просьбу клиента исправить дату накладной и счета-фактуры мы отвечаем отказом.

Но обещаем выслать по почте наш фирменный конверт. На нем будет стоять отметка о дате получения, что позволит покупателю провести покупку и вычесть НДС в текущем месяце. Другой распространенный повод для исправления данных - отсутствие доверенности у представителя компании-контрагента.

Нормирование труда работников службы делопроизводства

Программа организует их удобное хранение и быстрый поиск, позволяет сократить затраты времени на составление документации, а заодно повысить ее качество. Это решение можно использовать для автоматизации любых бизнес-процессов, связанных с оформлением, согласованием и даже исполнением документов. Система 1С Документооборот может применяться любыми организациями: коммерческими или государственными, небольшими или крупными, с простой или сложной организационной структурой. Программа гибко настраивается, адаптируется под работу конкретной фирмы, может использоваться при работе в любых отраслях, а также при использовании компанией внутренних методологий, правил, практик ведения документооборота. Для чего нужен 1С:Документооборот?

Документооборот — важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Если вы владеете бизнесом или ваша работа связана с получением и обработкой документов, то разбираться в базовых правилах делопроизводства просто необходимо. О том, что представляет собой документооборот, как отладить процессы движения документов в компании, рассказываем ниже.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока

Должностной и численный состав службы делопроизводства определяется исходя из объема документооборота, функции органа управления, территориального размещения предприятия или организации. Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были установлены Единой номенклатурой должностей служащих, разработанной в г. Государственным комитетом по труду и социальным вопросам. Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении зарплаты в различных отраслях народного хозяйства. В настоящее время основными нормативными документами, регламентирующими наименование должностей работников службы делопроизводства, являются:. В соответствии с Классификатором, по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители. К этой категории отнесены должности заведующих службой делопроизводства заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующие архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т.

Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы

Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты.

Наглядная схема документооборота с примерами поможет организовать эффективный оборот документов в любой компании. Берите готовые варианты и адаптируйте под свой бизнес.  Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока. Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов. Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям? Содержание: Виды документопотоков.

1С Документооборот

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации примеры ниже — основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов. Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Часть документов потеряна, некоторые бумаги составлены некорректно, другие изменены задним числом. На одном из крупных предприятий Твери эти проблемы успешно решают под чутким руководством главного бухгалтера.

В году в Трудовом кодексе РФ появилась глава, посвящённая дистанционным работникам, в которой определяются трудовые отношения с сотрудниками, работающими удалённо. В главе

Что нужно знать о документообороте? Базовые правила

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.